5 questions clés à se poser lors de l’analyse des activités de changement

L’aperçu Activité de changement vous aide à comprendre comment les connaissances sont créées, révisées et maintenues dans votre organisation. En combinant les tendances dans le temps, la performance des contributeurs et un journal d’activité détaillé, cet aperçu soutient une meilleure gouvernance, une prise de décision éclairée et une préparation aux audits.

Utilisez les questions ci-dessous pour transformer les données en actions concrètes.

1 Apportons-nous des changements de façon constante dans le temps?

Pourquoi c’est important :

Une activité de changement régulière indique un bon entretien des connaissances. De longues périodes d’inactivité peuvent signaler du contenu obsolète, tandis que des pics soudains peuvent révéler des processus réactifs ou instables.

Que faire :

• Consultez le graphique Changements dans le temps pour repérer les tendances hebdomadaires ou mensuelles.
• Vérifiez si les mises à jour correspondent aux cycles d’affaires connus (mises à jour de politiques, lancements, exigences de conformité).
• Examinez les périodes d’inactivité prolongée pour repérer les diagrammes à réviser ou à réattribuer.

2 Les demandes de changement progressent-elles efficacement vers l’approbation?

Pourquoi c’est important :

Des délais ou interruptions entre la soumission et l’approbation peuvent retarder des mises à jour critiques et engendrer des risques de non-conformité.

Que faire :

• Comparez le volume d’événements Soumise pour approbation, Approuvée, Refusée et Modifications demandées.
• Repérez les écarts importants pouvant indiquer des goulots d’étranglement.
• Ajustez la capacité d’approbation, clarifiez les attentes ou rééquilibrez la charge de travail des réviseurs au besoin.

3 Qui contribue le plus — et quelle est la qualité de leurs changements?

Pourquoi c’est important :

Un volume élevé ne garantit pas un impact élevé. Le taux d’approbation permet de distinguer les contributeurs fréquents de ceux qui sont efficaces.

Que faire :

• Utilisez le palmarès des demandes de changement soumises pour identifier les principaux contributeurs.
• Comparez le volume de soumissions au taux d’approbation pour évaluer la qualité.
• Soulignez les contributions de qualité et offrez du coaching lorsque les taux d’approbation sont faibles de façon constante.

4 Les changements sont-ils correctement autorisés et traçables?

Pourquoi c’est important :

Des registres clairs et vérifiables sont essentiels pour la gouvernance, la responsabilisation et la conformité.

Que faire :

• Consultez le journal d’activité de changement pour suivre chaque demande, de la création à l’approbation ou à l’annulation.
• Assurez-vous que les approbations sont effectuées régulièrement et par les utilisateurs autorisés.
• Utilisez ce journal lors des audits pour démontrer rapidement qui a fait quoi, et à quel moment, sans suivi manuel.

5 Que devrions-nous améliorer en nous basant sur ces données?

Pourquoi c’est important :

La valeur des données d’activité de changement réside dans les actions qu’elles permettent de poser — pas seulement dans leur visibilité.

Que faire :

• Utilisez les tendances pour prioriser les diagrammes, les équipes ou les contributeurs nécessitant une attention particulière.
• Repérez les cas de retouches fréquentes, de refus récurrents ou d’approbations stagnantes et en identifiez les causes profondes.
• Transformez les constats en actions concrètes : reconnaissance, formation, amélioration des processus ou révision de contenu.

L’activité de changement ne consiste pas seulement à suivre les modifications — elle vise à garantir l’exactitude, la gouvernance et la fiabilité de vos connaissances. Revenez à ces questions régulièrement pour préserver la santé de votre contenu et renforcer votre processus de gestion du changement.

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