Aperçu des activités de changement (version bêta)

Aperçu

L’aperçu Activité de changement vous aide à visualiser comment les diagrammes de votre organisation sont mis à jour au fil du temps, quels utilisateurs soumettent le plus de demandes de changement et leur taux d’approbation, ainsi qu’un journal détaillé de l’activité liée aux demandes de changement. Il met en lumière le volume et le type d’activités de gestion du changement dans Procedureflow, vous offrant une vue d’ensemble de l’évolution des connaissances dans votre espace de travail.

Ce que ce rapport affiche

Graphique des changements dans le temps

Ce rapport affiche un graphique à barres empilées représentant les événements d’activité de changement pour une période et un point d’entrée sélectionnés. Tous les événements liés à une activité de changement sont inclus dans le graphique, peu importe le statut actuel de la demande de changement.

Chaque barre représente le nombre total d’événements de changement par jour (ou par mois, selon l’intervalle choisi).

Les types d’événements suivants sont actuellement inclus :

• Créée – Nouvelles demandes de changement créées pendant la période sélectionnée.
• Soumise pour approbation – Demandes de changement soumises pour approbation.
• Approuvée – Demandes de changement approuvées et publiées.
• Approbation annulée – Approbations retirées par le soumissionnaire.
• Refusée – Demandes de changement qui n’ont pas été approuvées.
• Modifications demandées – Commentaires nécessitant des modifications supplémentaires avant approbation.

Vous pouvez ajuster la période et la granularité (p. ex., quotidien, mensuel) pour explorer différentes fenêtres d’activité.

Palmarès des demandes de changement soumises

Sous le graphique se trouve un palmarès affichant les 20 utilisateurs ayant soumis le plus de demandes de changement, ainsi que leur taux d’approbation pour la période sélectionnée.

Remarque : Le taux d’approbation correspond au pourcentage de demandes de changement uniques qu’un membre a soumises pendant la période sélectionnée et qui ont été approuvées à ce jour. L’approbation peut avoir lieu en dehors de la période choisie.

Journal d’activité de changement

Au bas de la page se trouve un journal détaillé de l’activité liée aux demandes de changement, permettant une visibilité complète à des fins d’audit. Il inclut le nom de l’utilisateur, l’action effectuée et le diagramme concerné (le cas échéant). Des liens permettent de consulter les modifications.

Exportation des données d’activité

Vous pouvez exporter les données affichées dans le journal. L’exportation inclut le nombre total de résultats indiqué en bas de page, même s’ils sont répartis sur plusieurs pages. Toutefois, la taille maximale d’exportation est de 100 000 lignes. Il est donc recommandé d’appliquer ou de modifier les filtres pour limiter les résultats à cette plage.

Cliquez sur Exporter en CSV. Comme les exports peuvent être volumineux, vous recevrez un courriel contenant un lien pour télécharger un fichier CSV compressé.

Conseil : Les horodatages sont affichés en UTC. Vous pouvez les convertir à votre heure locale au besoin.

Pourquoi c’est important

L’activité de changement vous donne un aperçu rapide de la fréquence de mise à jour de votre base de connaissances. Surveiller ces tendances vous aide à :

• Vérifier si la documentation des processus est bien maintenue à jour.
• Identifier les périodes d’activité élevée ou faible.
• Détecter les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation.
• Répondre aux exigences d’audit et de conformité sans suivi manuel.
• Reconnaître et récompenser les contributeurs qui soumettent des demandes de changement de qualité, assurant la pertinence continue du contenu de vos processus.

En visualisant ces informations, les équipes peuvent mieux planifier les mises à jour, s’assurer de la pertinence du contenu et maintenir la santé globale des connaissances.

Les constats que vous pouvez tirer de ce rapport

• Régularité des mises à jour : Une activité continue indique une bonne mobilisation autour du contenu.
• Pics de demandes “soumise pour approbation” ou “refusée” : Pourraient indiquer des blocages dans le processus d’examen ou des problèmes de qualité.
• Faible activité globale : Peut révéler un manque d’entretien de la documentation des processus.
• Qui contribue et comment : Favorise l’appropriation, améliore la qualité du contenu et encourage l’adoption de la plateforme.

Approfondissez votre analyse avec ces cinq questions clés à vous poser en examinant l’activité de changement.