5 questions clés à se poser lors de l’analyse de l’activité des diagrammes

Lorsque vous consultez votre rapport d’activité sur les diagrammes, il peut être tentant de se concentrer uniquement sur les chiffres - pics, creux et consultations quotidiennes. Mais la véritable valeur de ce rapport réside dans les bonnes questions que vous vous posez.

Comprendre comment, quand et pourquoi votre équipe utilise certains diagrammes vous permet de passer de l’observation à l’analyse, puis à l’action. Que vous cherchiez à valider une formation, à améliorer la découvrabilité ou à optimiser vos processus, ces cinq questions clés orienteront votre réflexion et vous aideront à tirer le plein potentiel de votre contenu opérationnel :

1 Est-ce que les bons diagrammes sont utilisés au bon moment?

Pourquoi c’est important :

Vous souhaitez que l’utilisation des diagrammes corresponde aux moments clés des opérations — comme l’accueil des nouveaux employés, la paie ou les changements de quart. Si les diagrammes ne sont pas utilisés lorsqu’ils sont le plus nécessaires, votre équipe pourrait se fier à des connaissances non documentées.

Ce qu’il faut faire :

Vérifiez vos formations, rappels et l’emplacement des diagrammes. Mettez les diagrammes essentiels de l’avant pendant les périodes de pointe ou intégrez des liens directement dans les systèmes connexes (ex. : outils de clavardage ou plateformes de billets).

2 Quels diagrammes sont sous-utilisés, et pourquoi?

Pourquoi c’est important :

Un diagramme à forte valeur ajoutée qui est peu utilisé peut indiquer une découvrabilité insuffisante, un nom peu clair ou un écart entre le diagramme et les besoins réels.

Ce qu’il faut faire :

Faites l’audit des diagrammes sous-utilisés :

• Le titre est-il intuitif?
• Est-il accessible à partir des bons emplacements?
• Est-il toujours pertinent?

Mettez à jour ou archivez les diagrammes inutiles, et mettez de l’avant ou renommez ceux qui méritent plus d’attention.

3 Constatons-nous le volume d’utilisation attendu?

Pourquoi c’est important :

Les données d’utilisation permettent de valider l’adoption de Procedureflow. Si vous vous attendez à une forte utilisation mais que le rapport indique le contraire, il peut y avoir des lacunes en matière de sensibilisation, de formation ou d’accessibilité.

Ce qu’il faut faire :

Comparez les données d’utilisation à la taille de l’équipe et aux flux de travail clés. Si l’engagement est faible, lancez une campagne de rappel, demandez aux chefs d’équipe d’en faire la promotion lors des rencontres, ou rendez le point d’entrée plus visible.

4 L’utilisation des diagrammes a-t-elle changé après un événement clé?

Pourquoi c’est important :

Ce rapport permet de mesurer l’impact des mises à jour de politiques, des séances de formation ou des périodes d’accueil. Un pic d’utilisation signifie que les employés consultent le bon contenu au bon moment

Ce qu’il faut faire :

Utilisez les pics pour valider les réussites, ou l’absence de changement pour identifier les lacunes. Si un événement clé n’a pas entraîné de clics, effectuez un suivi avec votre équipe pour renforcer le message ou améliorer la manière dont le diagramme est partagé.

5 Que me dit ces données sur la prochaine étape à prendre?

Pourquoi c’est important :

L’analyse la plus précieuse est celle qui mène à une amélioration. Ce rapport ne sert pas qu’à observer : il permet de boucler la boucle entre le contenu, l’utilisation et les résultats opérationnels.

Ce qu’il faut faire :

Chaque tendance devrait mener à une action, comme :

• Simplifier un diagramme fréquemment utilisé
• Promouvoir un diagramme sous-utilisé
• Examiner les pics d’utilisation inattendus
• Discuter avec le personnel de première ligne

Posez la question « Et alors? » après chaque constat, puis passez à l’action.

Votre rapport d’activité sur les diagrammes n’est pas qu’un tableau de bord — c’est une boucle de rétroaction. Les questions que vous vous posez en le consultant influencent la façon dont vous optimisez vos processus, encadrez vos équipes et favorisez l’adoption de Procedureflow au sein de votre organisation.

Revenez régulièrement à ces cinq questions. Avec le temps, elles vous aideront à prendre des décisions plus éclairées, à améliorer votre efficacité opérationnelle et à faire en sorte que votre contenu ne soit pas seulement créé, mais utilisé.

Vous avez besoin d’aide pour interpréter votre rapport ou planifier les prochaines étapes? Communiquez avec notre équipe de soutien, ou explorez nos autres articles sur l’optimisation des diagrammes et la gouvernance du contenu.