Joindre un PDF à une forme

La fonctionnalité de téléversement d'un PDF est offerte aux utilisateurs ayant le rôle de Collaborateur ou un rôle supérieur.

La fonctionnalité de téléversement d'un PDF vous permet d’ajouter des documents de référence directement à une forme afin que les utilisateurs puissent consulter des renseignements complémentaires sans quitter Procedureflow. Ceci permet de garder le diagramme axé sur les actions à effectuer tout en rendant l’information détaillée accessible au besoin.

Les utilisateurs ayant le rôle lecture seule peuvent visualiser les documents PDF lorsqu’ils sont intégrés à un diagramme auquel ils ont accès.

Quand joindre un PDF à une forme

Les documents PDF sont utiles lorsque les utilisateurs ont besoin d’information complémentaire pendant l’exécution d’un processus :

• Des politiques ou des documents de conformité qui appuient une étape précise d’un diagramme
• Des instructions opérationnelles détaillées qui sont trop longues pour inclure directement dans le diagramme
• Des formulaires, gabarits, documents d’approbation ou autres documents que les utilisateurs doivent consulter pendant un processus
• Du matériel de formation, d’intégration, des aide-mémoires, des guides de référence ou de l’information sur les produits pour fournir un contexte supplémentaire

Joindre un PDF à une forme

1. Ouvrez la forme à laquelle vous souhaitez ajouter le PDF ou ajoutez une nouvelle forme au canevas.
2. Dans l’éditeur, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez afficher le lien vers le PDF.
3. Cliquez sur le lien Joindre un fichier (icône de trombone) dans la barre d’outils de texte enrichi.
4. Sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez téléverser. Remarque : les fichiers PDF doivent avoir une taille maximale de 5 Mo.
5. Le lien vers le PDF est ajouté à la forme. Par défaut, le nom du lien correspond au nom du fichier PDF. Vous pouvez renommer le lien si vous souhaitez afficher une autre nomenclature dans le diagramme.
6. Cliquez sur Ajouter ou Mettre à jour pour terminer la modification de la forme.
7. Enregistrez vos modifications.

Conseil

Utilisez un nom de fichier ou un nom de lien clair et descriptif afin que les utilisateurs comprennent facilement à quoi sert le document. Les noms des PDF téléversés sont indexés pour la recherche; des noms significatifs peuvent donc aussi aider aux utilisateurs à trouver plus facilement le bon document de référence par la suite.

Visualiser un PDF dans un diagramme

Lorsque vous consultez un diagramme, cliquez sur le lien du PDF dans la forme.

Le PDF s’ouvre dans une fenêtre de prévisualisation directement dans Procedureflow, ce qui vous permet de consulter le document sans quitter le diagramme.

Pour revenir au diagramme, fermez la fenêtre de prévisualisation du PDF.

Conseil

Utilisez le raccourci Ctrl+F (Windows) ou CMD+F (macOS) pour effectuer une recherche dans le document PDF.

Limitations

• Seuls les fichiers PDF sont pris en charge.
• Les fichiers PDF doivent avoir une taille maximale de 5 Mo.
• Les utilisateurs peuvent visualiser les PDF, mais ne peuvent pas les télécharger.
• Les PDF protégés par mot de passe ne s’afficheront pas dans la fenêtre de prévisualisation.