Sauvegardes hors ligne

Les sauvegardes hors ligne nécessitent un forfait tarifaire approprié et sont réservées aux administrateurs de l’organisation et aux administrateurs de point d’entrée.

La fonctionnalité de sauvegarde hors ligne permet aux organisations de s’assurer que les processus dans Procedureflow sont accessibles aux employés 24/7/365. Chaque point d’entrée (groupe de diagrammes) peut être exporté dans un seul fichier en lecture seule HTML, entièrement navigable par les utilisateurs (voyez un exemple ici : https://procedureflow.com/rubikscube). Ce fichier HTML peut être entreposé sur un réseau local (ou un autre moyen de sauvegarde) pour garantir l’accès aux diagrammes même en cas de panne d'Internet.

Les processus évoluent avec le temps. Il est donc essentiel de mettre en place un processus approprié pour garantir un accès continu à la version la plus récente de vos diagrammes. Suivez les étapes ci-dessous pour mettre en œuvre une stratégie de sauvegarde hors ligne efficace, accompagnée d’un processus clair et d’une attribution de responsabilités.

1. Vérifiez si la sauvegarde hors ligne est activée

Pour tester si la sauvegarde hors ligne est activée pour votre organisation, vous devez collaborer avec une personne disposant des droits d’administrateur de l’organisation. Une fois connecté avec ce niveau d’accès, cliquez sur Administration > Points d’entrée > [sélectionnez un point d’entrée]. Dans la section Gérer à gauche, si l’option Sauvegarde hors ligne est affichée, la fonctionnalité est activée pour votre organisation. Si vous ne voyez pas cette option, contactez help@procedureflow.com pour de l'aide.

2. Désigner un responsable pour le processus de sauvegarde

Choisissez une personne dans votre organisation qui sera responsable du processus de sauvegarde. Elle devra exécuter les sauvegardes régulièrement et les entreposer à un endroit accessible aux utilisateurs qui en auraient besoin. Prévoyez un plan de relève si cette personne quitte son poste, ainsi qu’un remplaçant en cas d’absence.

3. Choisir une fréquence de sauvegarde

Les fichiers de sauvegarde hors ligne sont en lecture seule. Il s’agit d’une capture instantanée des processus au moment de la sauvegarde. Si vos processus changent, une nouvelle sauvegarde devra être générée. La fréquence recommandée dépend du rythme des changements dans votre organisation. Pour un centre d’appels standard, une sauvegarde mensuelle est suggérée au minimum. Certaines organisations pourraient préférer une sauvegarde plus fréquente si les processus changent plus souvent.

4. Choisir un endroit de sauvegarde

En cas d’urgence nécessitant l’utilisation d’une sauvegarde hors ligne, le fichier HTML doit être accessible aux employés. Le scénario le plus courant est une panne d’Internet (empêchant l’accès à https://app.procedureflow.com). Si l’accès à l’intranet local est encore possible, un bon emplacement pour la sauvegarde HTML serait un répertoire de fichiers local (ex. : x:\BackupFiles\ProcedureFlow ), ou une application fiable d'entreposage de fichiers. Consultez votre équipe TI pour déterminer la meilleure solution dans le cadre de votre plan de reprise après sinistre informatique.

5. Créer une équipe et un plan de continuité d'activité

Une fois que le fichier HTML a été sauvegardé, vous devez former une équipe responsable d’orienter les utilisateurs vers ce fichier en cas d’urgence. Cette équipe communiquera avec les employés pour leur indiquer l’emplacement du fichier et comment y accéder. Elle les redirigera ensuite vers https://app.procedureflow.com lorsque la situation sera résolue.

Souvent, les équipes TI sont sollicitées lorsque l’accès à Procedureflow est perdu. Pour améliorer cette collaboration, il peut être utile de créer un document de sauvegarde hors ligne destiné à l’équipe TI expliquant ce qu’est Procedureflow, en quoi consiste la sauvegarde hors ligne, où elle est entreposée et qui sont les contacts clés. Exemples de documents :

Effectuer une sauvegarde hors ligne

Cette fonction peut être effectuée par un administrateur de l’organisation ou un administrateur de point d’entrée.

Cliquez sur Administration, puis sur Points d’entrée.
Sélectionnez le point d’entrée à sauvegarder.
Cliquez sur Sauvegarde hors ligne dans le menu à gauche, puis cliquez sur Créer une sauvegarde hors ligne.
Un courriel vous sera envoyé avec un lien pour télécharger un fichier ZIP. Téléchargez-le, ouvrez-le et extrayez le fichier HTML, puis enregistrez-le dans un emplacement centralisé.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque point d’entrée à sauvegarder.

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